No todos los proyectos de I+D se desarrollan íntegramente con recursos propios. En determinadas fases, una empresa puede necesitar recurrir a centros tecnológicos, universidades, laboratorios, ingenierías o proveedores especializados para ejecutar trabajos concretos dentro del desarrollo.
Cuando parte del proyecto se subcontrata, la cuestión no es únicamente quién realiza cada tarea. También hay que analizar cómo encaja esa actividad dentro de la I+D, qué coste representa y qué documentación permite relacionarla con el proyecto.
Esta situación es habitual en el desarrollo tecnológico y no implica, por sí misma, que la empresa deje de liderar el proyecto. Lo importante es que la participación de terceros esté bien delimitada y pueda integrarse de forma coherente dentro de la estructura técnica y económica de un Tax Lease I+D.
De forma rápida: subcontratar parte de la I+D no significa externalizar todo el proyecto
Una empresa puede mantener el liderazgo de un proyecto de I+D aunque determinadas actividades se realicen con apoyo externo. Es habitual recurrir a centros tecnológicos, organismos de investigación o empresas especializadas para cubrir trabajos concretos que requieren capacidades específicas.
De hecho, programas como los Proyectos de I+D CDTI PID contemplan la subcontratación de actividades a otras empresas, organismos de investigación o centros tecnológicos.
Lo importante es que la empresa pueda identificar qué parte del desarrollo se subcontrata, qué función cumple dentro del proyecto y qué resultado aporta. La participación de un tercero no sustituye la visión global del proyecto ni la necesidad de mantener una coordinación técnica clara.
Mantener ese liderazgo implica que la empresa conserve una visión global del desarrollo, coordine las distintas actividades y sea capaz de integrar los resultados aportados por terceros dentro de los objetivos técnicos del proyecto.
Cómo deben integrarse y justificarse los costes subcontratados
Cuando una actividad se encarga a un tercero, su coste debe poder relacionarse con una tarea concreta del proyecto de I+D y con el trabajo realmente ejecutado.
No basta con disponer de una factura genérica. La documentación debe permitir establecer una trazabilidad clara entre:
- La actividad subcontratada: qué trabajo concreto se ha encargado al tercero y qué función cumple dentro del proyecto.
- El proveedor: qué entidad realiza la actividad y por qué su participación resulta necesaria para el desarrollo.
- El coste asociado: qué importe corresponde al trabajo realizado y cómo se integra dentro de la estructura económica del proyecto.
- El resultado o entregable obtenido: qué aporta esa actividad externa al avance técnico de la I+D.
En este sentido, los criterios de ENAC para la certificación de proyectos de I+D+i exigen que las colaboraciones externas estén suficientemente identificadas y desglosadas dentro de la documentación económica del proyecto.
La clave está en que exista una relación clara entre actividad, proveedor, coste y resultado, de forma que el gasto subcontratado pueda entenderse y justificarse dentro del desarrollo global del proyecto.
Qué cambia en un Tax Lease I+D cuando parte del proyecto se subcontrata
La existencia de trabajos subcontratados no impide por sí sola estructurar un Tax Lease I+D, pero obliga a analizar con mayor detalle qué actividades realiza el tercero y cómo se integran dentro del perímetro del proyecto.
El gasto externo debe estar vinculado a una actividad concreta de I+D, responder a una necesidad técnica real y poder justificarse mediante documentación suficiente. No toda contratación realizada durante el proyecto debe considerarse automáticamente parte de la I+D.
Por eso, la participación de terceros debe mantener coherencia con la realidad técnica y económica de la operación. Cuanto más clara sea la relación entre actividad, proveedor, coste y resultado, más sólida será la trazabilidad del proyecto dentro de la estructura de Tax Lease.
Qué revisar antes de incorporar una subcontratación a un Tax Lease I+D
Antes de integrar una actividad externa en la operación, conviene comprobar que el alcance del trabajo, el proveedor, el coste y el resultado esperado estén suficientemente definidos.
La documentación debería permitir reconstruir qué trabajo se ha encargado y qué relación mantiene con el proyecto. Para ello pueden resultar relevantes, entre otros elementos, el contrato o pedido, el presupuesto desglosado, la descripción técnica de las tareas, los entregables obtenidos y las facturas asociadas.
También es importante valorar si el tercero aporta una capacidad técnica concreta que complementa el proyecto y si su participación está bien conectada con los objetivos de la I+D. En este sentido, FINESE trabaja con una red de expertos y colaboradores científicos que permite incorporar conocimiento especializado cuando el proyecto requiere apoyo externo.
La idea es sencilla: la subcontratación debe responder a una necesidad técnica real del proyecto y quedar integrada desde el principio en su planificación y documentación.
Subcontratar sin perder de vista la coherencia del proyecto
La colaboración con terceros puede ser una parte natural del desarrollo de un proyecto de I+D. De hecho, iniciativas como los Proyectos de Colaboración Público-Privada del Ministerio de Ciencia impulsan precisamente proyectos en los que participan conjuntamente empresas, universidades y organismos de investigación.
En un Tax Lease I+D, lo importante es que esa participación externa esté bien integrada en el proyecto, tanto desde el punto de vista técnico como económico y documental.
Si quieres analizar si un proyecto con actividades subcontratadas puede encajar en una estructura de Tax Lease I+D, puedes contactar con nuestro equipo, llamarnos al 914 31 70 70 o escribirnos a info@finese.es.
